Può sembrare ovvio ricordarlo, ma la definizione corretta di un Progetto di miglioramento è la parte più importante del Progetto stesso.

Anche se non c'è dubbio che l'Alta Direzione conosce perfettamente tutte le attività dell'Azienda, spesso è difficile calare questa conoscenza in un Progetto gestionale ed organizzativo chiaro e ben definito. E ciò soprattutto a causa della obiettiva difficoltà di identificare tutte le correlazioni tra i vari processi, flussi, ecc., sia nell'ambito aziendale che nei rapporti esterni. Per non parlare del caso, abbastanza frequente, di "disallineamenti" negli obiettivi del Progetto fra i diversi reparti (ad es. l'area Commerciale preme per ridurre i tempi di risposta agli ordini dei Clienti, e la Produzione preme per ridurre i costi, ipotizzando però tempi di risposta costanti).

Pertanto raccomandiamo sempre ai nostri Clienti che, prima di iniziare qualunque Progetto, ci sia una fase di studio che aiuti a definirne bene gli obiettivi generali e quelli delle funzioni primarie, i contorni, le eventuali fasi di implementazione nel tempo e, se possibile, i ritorni attesi.

I vantaggi che derivano da questo metodo sono fondamentali per il successo del Progetto. A titolo esemplificativo ne elenchiamo alcuni:

• Chiarezza e condivisione degli obiettivi del Progetto sia all'interno dell'Azienda che con il partner consulente.
• Quantificazione dei ritorni attesi dall'investimento.
• Identificazione delle aree aziendali coinvolte e misura del coinvolgimento.
• Quantificazione delle risorse necessarie, interne all'Azienda ed esterne.
• Definizione della tipologia di intervento sui processi, procedure, sistemi e, conseguentemente, definizione del supporto informatico relativo.
• Identificazione dei vincoli al Progetto: risorse, entità del cambiamento accettabile e gestibile dalla struttura, riutilizzazione di eventuali investimenti già realizzati, budget previsto, etc..
• Aiuto nella selezione del Partner e del supporto informatico, etc..